Prokrastynacja. Jak sobie z nią radzić?
We wrześniu wypada Dzień Walki z Prokrastynacją, ale każdy, kto się z nią mierzył sam wie, że ta walka nie kończy się nigdy. Z drugiej strony, termin „prokrastynacja” jest nadużywany w społeczeństwie. Często używa się go zamiennie ze słowem „lenistwo” i na określenie sytuacji zwykłego odkładania obowiązków na ostatnią chwilę. Tak naprawdę jest to termin naukowy na irracjonalne zachowanie zwlekające, występujące w różnych zaburzeniach, np. depresyjnych, lękowych czy też przy ADHD . Osoba, która przejawia to zachowanie, odkłada swoje zadania na później: nie potrafi zebrać się do wykonania obowiązków teraz, natychmiast, woląc jednocześnie zaangażować się w działania odwracające uwagę i przynoszące pozytywne emocje. Niestety, irracjonalne odwlekanie w miarę upływu czasu przynosi jedynie stres, strach, nerwowość i złość na samego siebie, ponieważ pozostało za mało czasu na dokładne wykonanie zaplanowanych obowiązków .
Oczywiście, na drugim końcu skali jest też codzienne, nieprawidłowe używanie tego terminu, o którym wspomnieliśmy na samym początku. Występuje ono wtedy, gdy osoba nie ma wykształconego poczucia obowiązku i woli spędzać swój czas na rzeczach przyjemnych i rozrywkach. To poczucie często kształtuje się już na poziomie szkolnym, podczas pracy w grupach czy przy odrabianiu lekcji. Nie chodzi tu o odwlekanie, ale o przeniesienie odpowiedzialności za wykonanie pracy na lidera grupy, a także o tak powszechne przepisywanie prac domowych na korytarzach szkolnych.
Mechanizm prokrastynacji – tej rzeczywistej, nie powszechnego stereotypu – w pracy jest w zasadzie taki sam, jak w życiu prywatnym: pojawia się chęć wykonania zadania, następnie odłożenie go na później mimo logicznej decyzji o rozpoczęciu, zamartwianie się konsekwencjami, dalsze odwlekanie, frustracja, złość, praca w stresie nad zadaniem, postanowienie poprawy – i od nowa . Nie jest to spowodowane złymi intencjami danej osoby: po prostu to jak niemożliwość nawet wstania do zrobienia sobie herbaty, gdy ma się grypę. Aż 95% osób doświadczających problemów spowodowanych przez ich tendencję do prokrastynacji chciałoby się ten tendencji pozbyć .
Prokrastynacja wiedzie bowiem do obniżonego samopoczucia, pogorszenia stanu zdrowia i niższych pensji .
Przeciętny pracownik spędza około półtorej godziny dziennie na odwlekaniu obowiązków zawodowych, co, przykładowo, w Stanach Zjednoczonych generuje dla firmy stratę około dziewięciu tysięcy dolarów rocznie . Jedna czwarta badanych przyznała, że odwleka wykonywanie swoich zadań . Problem ten dotyczy również Polski. W badaniu przeprowadzonym przez serwis e-pity ponad 80% Polaków przyznało, że cierpi na problem prokrastynacji, a aż 15,2% dodało, że dotyczy on również sfery zawodowej .
Nie jest to problem nowy: już w 1400 roku przed naszą erą, w Egipcie, można było natrafić na napis: “Friend, stop putting off work, and allow us to go home in good time”, który miał zachęcić przyjaciela do zaprzestania odkładania pracy na później, by mogli razem wrócić na czas do domu. Hieroglify te odnalazł Ronald Leprohon, egiptolog z Uniwersytetu w Toronto. Przykłady wzmianek o prokrastynacji przewijały się dalej przez wieki: na przykład w twórczości Hezjoda 800 lat przed naszą erą czy Cycerona, w 44 roku p.n.e.
Z problemem prokrastynacji można jednak sobie poradzić: zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Jest to radzenie dwutorowe, gdyż w zespole potrzebne jest wsparcie przełożonego, nie tylko praca własna.
Praca własna może opierać się na metodzie, która jest najwygodniejsza dla zainteresowanego. Może to być terapia; rozpisanie planu działania lub listy zadań; podzielenie zadania na kilka mniejszych części i robienie go po kawałku, by nie czuć się przytłoczonym całością; bądź metoda „kanapkowa” – robienie czegoś przyjemnego na zmianę z obowiązkami .
Dobrze jest też zdać sobie sprawę z tego, że prokrastynacja nie jest winą danej osoby: jest ona w 46% zawarta w genach , a do tego jest niczym druga strona monety, której pierwszą jest impulsywność. Dlatego też – zamiast się obwiniać, stresować i generować negatywne emocje – lepiej spróbować sobie z nią poradzić.
Zwłaszcza metoda z dzieleniem zadania na mniejsze części i wyznaczanie sobie „sztucznych” deadline’ów wydaje się być jedną z najbardziej skutecznychix. Problemem prokrastynacji jest unikanie i odwlekanie całego zadania, gdyż jest ono przytłaczające. Jeśli posprzątanie mieszkania stanowi kłopot, można zacząć od umycia naczyń w ciągu następnych 30 minut. Potem od poskładania ubrań, odkurzenia i tak dalej. Im bardziej konkretny i mniejszy cel, tym skuteczniejszy. W związku z tym, że technologia jest dziś istotną częścią naszego życia, zostały przygotowane również różne aplikacje, pozwalające na walkę z prokrastynacją, np. poprzez ustawianie timera po kliknięciu na rozpraszacze (jak gry na telefonie) czy poprzez umożliwienie pracy w sprintach i rozpisanie celów .
Jeśli chodzi zaś o radzenie sobie z prokrastynacją w pracy, tu zazwyczaj jest też potrzebna pomoc przełożonego :
a) musi on bowiem uświadomić pracownikowi, że niepowodzenie nie oznacza definitywnego końca – ważne jest, żeby nie napędzać tu spirali negatywnych emocji, a wesprzeć. Być dla pracownika mentorem i nauczycielem, uświadomić mu, że z błędów można wyciągnąć lekcje na przyszłość;
b) dobrze jest monitorować braki kadrowe i rozkładać zadania równomiernie na wszystkich pracowników – przy dużej liczbie obowiązków dotrzymanie deadline’ów może stać się problemem nie tylko dla osób zmagających się z problemem prokrastynacji;
c) rozbicie dużych zadań na mniejsze i nadanie im priorytetów pomoże pracownikowi w zorganizowaniu sobie pracy, jednocześnie zapobiegając odłożeniu nieposegregowanej i niepodzielonej całości na sam koniec;
d) ustalenie pracy zadaniowej, nie godzinowej, pomoże pracownikowi z problemami spadku koncentracji;
e) zaradzenie niskiemu poziomowi energii i zmęczeniu, które dodatkowo sprzyjają odwlekaniu zadań – przełożony może pomóc pracownikowi w walce z niezdrowym trybem życia poprzez odpowiednio dobrane benefity pracownicze (np. praca zdalna, elastyczny czas pracy czy karta sportowa).
Ten ostatni punkt, mimo że sam często kojarzy się z odwlekaniem („Zacznę uprawiać sport od poniedziałku lub od Nowego Roku”), jest ważny w osiąganiu szczęścia i zwiększaniu efektywności w pracy. 79% pracowników etatowych oświadczyło, że ich subiektywne poczucie szczęścia wzrasta, jeśli regularnie trenują. Do tego aż 75% pracowników stwierdziło, że byliby dwukrotnie bardziej produktywni w pracy, gdyby mieli możliwość treningu w środku dnia pracy dla odstresowania i „odciążenia głowy” – co łączy się nie tylko z kartą sportową, opłacaną przez pracodawcę, ale i opcją pracy zadaniowej.
Z tego względu zachęcamy Was do przyjrzenia się, w jaki sposób możecie pomóc swoim pracownikom w usprawnieniu ich pracy i w walce z prokrastynacją, która nie tylko obciąża psychikę pracowników, ale również przynosi firmie straty pieniężne. Zmiana obowiązującego stylu pracy z ośmiogodzinnego siedzenia przy biurku „bo tak trzeba” na styl zadaniowy, zainwestowanie w benefity pozapłacowe (kartę sportową czy konsultacje z psychologiem, dostępne w Strefie VanityStyle), a także dzielenie obowiązków na uszeregowane pod względem ważności części wydaje się najlepszym możliwym podejściem, by zmaksymalizować wydajność pracownika i pomóc mu być najlepszą wersją siebie.
[1] E. Jaworska, Przyczyny i konsekwencje prokrastynacji akademickiej. Folia Pomeranae Universitatis Technologiae Stietinensis, 303 (72), 63-72, 2013.
[1] A. Olejniczak, Efektywne zarządzanie czasem – wybrane zagadnienia, Warszawa: Instytut Lotnictwa Wydawnictwa Naukowe, 2013.
[1] https://psycnet.apa.org/record/2002-95010-384
[1] https://www.goodreads.com/book/show/9514605-the-procrastination-equation
[1] https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1002/hrdq.1209
[1] https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0022022107302314
[1] https://www.newyorker.com/science/maria-konnikova/a-procrastination-gene
[1] http://www.winstonbrill.com/bril001/html/article_index/articles/351-400/article372_body.html
[1] https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0956797614526260
[1] https://procrastinus.com/anti-procrastination-apps/
[1] https://jobsplus.pl/prokrastynacja-w-pracy [1] https://nypost.com/2019/11/18/most-americans-believe-exercising-regularly-makes-them-happier/
- Mateusz Szostek
- 9 września, 2021
- 0 Comment
