Multitasking – czy wielozadaniowość to dobra cecha?

Multitasking uważany jest za jedną z najbardziej pożądanych cech pracownika. Robić jak najwięcej i to w jak najkrótszym czasie, a przy tym jak najlepiej – to jego wiodące założenie. Jeszcze do niedawna wielozadaniowość w pracy była synonimem najwyższej produktywności. Tymczasem z psychologicznego punktu widzenia wykonywanie wielu obowiązków równocześnie często warunkuje niską efektywność.

Zgodnie z medycznymi wskazaniami funkcjonowanie ludzkiego mózgu nie pozwala na równoczesne koncentrowanie się na kilku informacjach. Jedynie 2 proc. osób jest w stanie działać produktywnie, wykonując wiele zadań w tym samym czasie. Jak wskazuje badanie przeprowadzone przez University of London, multitasking może mieć podobny wpływ na IQ jak nieprzespana noc. Według American Psychological Association skupianie się na wielu obowiązkach służbowych równocześnie powoduje spadek skuteczności działania nawet o 40%. W konsekwencji więc działamy wolniej i jesteśmy skazani na ryzyko częstszego popełniania błędów, a dodatkowo jesteśmy bardziej zestresowani. A wystarczy zmienić sposób działania, by zyskać nawet 64 godziny miesięcznie.

Monotasking

Skupienie się na jednym zadaniu nie należy wcale do najprostszych rzeczy. Wielozadaniowość jest kompetencją, którą w głównej mierze wymuszają obecne warunki pracy – stale zmieniające się zadania, praca zespołowa, nowe polecenia służbowe napływające podczas wykonywania poprzednich, bliski deadline. Jesteśmy więc przyzwyczajeni do ciągłego odrywania się od wykonywanych obowiązków. Za największego rozpraszacza uwagi pracowników uznawana jest poczta e-mail. Niemal 28 proc. swojego czasu pracownicy spędzają na sprawdzaniu skrzynki odbiorczej.

Ale jak to zrobić?

W dobie wszechobecnego multitaskingu jedyne, co pozostaje nam zrobić, to się z nim zmierzyć. Aby wspomóc wykonywanie swoich służbowych obowiązków, warto skorzystać z kilku wskazówek. Zanim więc przystąpimy do pracy konieczne jest ustalenie harmonogramu jej wykonywania, mając na uwadze priorytetowe zadania. Pomocnym narzędziem z pewnością okaże się tutaj lista z rzeczami do zrobienia, która nie tylko zorganizuje całość pracy, lecz także nie pozwoli umknąć istotnym detalom. Wykonując absorbujące zadania, najlepiej jest odciąć się od tzw. rozpraszaczy – telefonu, portali społecznościowych, komunikatorów internetowych. Równie istotne jest stworzenie sobie komfortowych warunków pracy. Zaczynając jedno zadanie, należy doprowadzić je do końca i dopiero wtedy podjąć się kolejnego. W planowaniu działania pomocna okazuje się samodzielna obserwacja i ocena swojej efektywności podczas wykonywania poszczególnych zadań oraz o różnych porach dnia.

Przerwa i więcej ruchu

Pracodawcy coraz częściej wychodzą naprzeciw sowim podwładnym, oferując im niestandardowe rozwiązania, które są w stanie zwiększyć ich efektywność. Promowanie aktywności fizycznej nie tylko jest korzystne z powodów zdrowotnych, lecz także pozytywnie wpływa na jakość pracy oraz zadowolenie podwładnych. Od kliku lat w ramach benefitów pozapłacowych przedsiębiorstwa podarowują karty sportowe (np. FitProfit i FitSport) czy organizują eventy integracyjne pod hasłem aktywności fizycznej. W nowoczesnych biurach na popularności zyskują przestrzenie sprzyjające wyciszeniu, odreagowaniu stresu czy relaksowi. Wydzielenie dedykowanych stref (indywidualnej pracy w skupieniu, spotkań, rozmów telefonicznych) wspomaga organizację pracy całego zespołu.